2 公证的一般程序

 公证程序是指法律规定的公证机关办理公证事务时必须遵守的操作规程。它是明确公证活动中公证机关与公证当事人之间的权利义务关系，保证公证机关正确执行国家的法律、法规，依法行使职权，提高工作效率，确保公证文书正确性、有效性的必要法律措施。

    根据《公证暂行条例》和《公证程序规则（试行）》的规定，公证程序由申请与受理、审查、出具公证书（出证）这三个基本环节构成。申请是指公民、法人向公证机关提出办理公证的请求的行为。《公证暂行条例》规定，当事人申请公证，应当亲自到公证处提出书面或口头申请。为解决一些当事人难以到公证处申办的困难，《公证程序规则（试行）》第八条规定：除特定的公证事项外，“当事人、当事人的法定代理人或法定代表人可以委托代理人申办公证事项”。受理是指公证处接受公民、法人的公证申请，并同意给予办理的行为。《公证程序规则》第十七条规定：“符合下列条件的申请，公证处应予受理：（ 一）申请人与申请公证的事项有利害关系；（二）申请公证事项的当事人、利害关系人之间对申请公证的事项无争议；（三）申请公证的事项属于公证处的业务范围；（四）申请公证 的事项属于本公证处管辖”。公证审查是指公证处受理当事人的申请后，在制作公证书之前 ，对当事人申请公证的事项及提供的有关证明材料从法律和事实两个方面所进行的调查、核实工作。《公证暂行条例》第十八条规定：“公证员必须审查当事人的身份和行使权利、履行义务的能力；审查当事人申请公证的事实和文书以及有关文件是否真实、合法”。出具公证书，简称“出证”，是指公证处根据审查的结果，对符合公证条件的公证事项，按照法定程序审批、制作、出具、送达公证书的活动，根据《公证暂行条例》和《公证程序规则（试行）》的规定，出具公证书必须具备以下条件：（1）当事人的身份真实、合 法，相应的民事行为能力和资格，（2）当事人的意思表示真实。（3）证明对象的内容和形式真实、合法。（4）公证程序合法。此外，出具有强制执行效力的公证书或涉外公证书， 还必须符合法律的特别规定。

    除三个基本环节外，公证程序还包括办理公证的原则、公证管辖、公证期限、公证收费、终止公证、拒绝公证、公证的特别程序、公证档案、公证的复议与申诉等内容。

    3 公证的特别程序

特别程序是指公证机构在办理特定公证事务时，依照法律规定所适用的公证程序。特别程序只适用于法律规定的特定的公证事务。公证特别程序主要包括内容：

   （1）公证处办理招标投标、开奖、拍卖等公证，必须派公证员亲临招标投标、开奖、拍卖活动现场，对活动的真实性、合法性进行审查核实和法律监督。对真实、合法的，承办公证员应当当场宣读公证词，并在七日内作成公证书发给当事人。如果发现当事人有弄虚作假、违反活动规则或违法行为，承办公证员应当当场责令当事人改正；当事人拒不改正的，公证员应当拒绝宣读公证词。

  （2）公证机关办理遗嘱公证，要由两名公证人员共同办理，由其中一名公证员在公证书上署名。在特殊情况下，可以由一名公证员办理，但办理时应有一名见证人在场，见证人要在遗嘱和公证笔录上签名。

 （3）公证机关办理提存公证时，应以通知书或公告方式通知债权人在确定的期限内领取提存标的物。对不易保存的或债权人到期不领取的提存物品，公证机关可以进行拍卖，然后保存其价款。对超过二十年仍无人领取的提存物品，应视为无主财产上缴国库。

   （4）经过公证的事项在履行过程中发生纠纷的，原公证处可应当事人的要求进行调解。经调解后当事人达成新协议的，公证处应给予公证；新达成的协议符合《公证程序规则（试行）》第三十五条规定的，公证机关应当依法赋予强制执行效力。

    4 公证的管辖

    公证管辖是指各公证处之间在办理公证事务方面的职责划分。根据《公证暂行条例》和《公证程序规则（试行）》的规定，我国公证管辖分为：地域管辖、协商管辖、指定管辖、特殊管辖四种。（1）地域管辖。是指按公证处所在的行政区域为标准划分公证处之间的管辖权；是最主要、最基本的一种公证管辖。《公证暂行条例》和《公证程序规则（试行）》的规定，公证事项由申请人的住所地、法律行为或者事实发生地的公证处管辖。涉及财产转移的公证事务由申请人的住所地或者主要财产所在地的公证处管辖；涉及不动产转让的公证事务，由不动产所在地的公证处管辖，但遗嘱、委托、声明中涉及不动产转让的除外。（2）协商管辖。《公证程序规则（试行）》第十三条规定：“住所地不同的 若干个当事人共同申办同一公证事项的，应当共同到其中一名当事人的住所地的公证处办理。除不得委托的公证事项外，可以委托一名当事人代为办理”。《公证暂行条例》第十二条规定：“申请办理同一公证事务的若干当事人的户籍所在地不在一个公证处辖区，或者财产所在地跨几个公证处辖区时，由当事人协商，可向其中任何一个公证处提出申请。如当事人不能达成协议，由有关公证处从便民原则出发协商管辖”，（3）指定管辖。是指由上级司法行政机关指定某类或某一公证事项由指定的公证处管辖。在下列两种情况下来用指定管辖：①公证处之间因管辖权发生争议。②根据公证业务的特殊需要或意外情况而指定管辖。

    （六）招标公证的必要性

 招标公证（又称为招标投标公证）是指国家公证机关根据招标单位的申请，依照国家有关招标投标的法律、法规、规章和招标文件的要求，对招标投标双方的主体资格和有关文件和材料进行审查，对整个招标投标活动进行现场法律监督，证明其真实性、合法性的一种非诉讼活动。招标公证是国家对招标投标活动进行法律监督和调控的一种手段。对于规范招标投标行为，完善招标投标机制，预防纠纷，加强招标投标活动的管理与监督，保证招标投标活动依法顺利，杜绝招标投标活动中的违法行为，维护招标投标双方当事人的合法权益具有重要意义。

招标投标制度的推行是改革开放的产物，它对促进竞争和商品经济发展，提高经济效益，减少不正之风具有重要意义。改革开放以来，招标被广泛运用在建筑工程承包。企业经营承包（租赁）、土地开发、物资采购、科技产品的开发等方面，为了保证招标活动依法进行，国家在一系列招标法规中规定，招标应当在公证机关监督下进行，我们从中可以清楚地看出，招标投标制度的发展与公证制度的保障有着密切关系。也就是说，招标公证对我国招标投标制度的发展起到了积极的促进作用。它一产生就与公证紧密地结合在一起，并结下了不解之缘。据不完全统计，从1988年到1997年，各地公证机关共办理招标投标公证二十多万件。公证之所以能够与招标投标活动结合在一起，首先取决于我国公证制度特有的职能和作用，其次也是由招标投标活动的特点和自身需要决定的。

    l 招标公证是国家对招标投标活动进行管理与监督的需要

    党的十四大已明确提出了建立社会主义市场经济体制的宏伟目标。这种经济体制要求政府对企业由直接管理转向间接管理，而且主要通过制定法律、方针、政策对整个社会经济活动进行宏观调控。招标投标是一种重大、复杂的经济活动，特别是我国目前普遍进行了土建工程、申请进口机电设备、政府物资采购、利用世界银行贷款等项目的招标投标，不仅关系招标投标双方的利益，而且直接涉及到国家的利益。因此，国家必须综合利用行政的、经济的、法律的多种手段予以管理和监督，以维护国家的利益和招标投标双方当事人的合法权益。国家运用法律手段对招标投标活动进行管理有几种方法，一是制定有关招标投标的法律；规范招标投标活动；二是在招标投标当事人之间发生纠纷后，通过人民法院的审判活动解决纠纷。这两种方法，显然可以起到应有的作用，但都不能解决活动过程中的管理问题，而大量的问题就产生在这一过程中。因此，就需要寻求一种方法对招标投标活动的过程进行管理与监督。公证处是国家的司法证明机关，代表国家独立地行使证明权，可以在对当事人的活动进行证明的过程中予以监督。公证机关的这个职能恰好适应了国家要对招标投标活动进行管理和监督的需要。因此，国家规定招标投标活动应在公证机关的监督下进行，就是势所必然了。

    2 招标公证是招标投标活动特点的必然要求

    招标投标活动具有以下特点：（1）必须严格按照事先确定的章程、规则和条件进行，则无效。（2）是特定人与不特定多数人进行的经济活动，招标活动的成败直接关系到参与投标的不特定多数人的切身利益。（3）是以半公开的竞争方式确定中标人，在评标、议标、决标的过程不允许投标人参与，而决标结果要立即生效。（4）整个活动无法惭复原状或在原条件下重复进行，出现问题难以进行补救，上述特点决定了，为了保证招投标活动的顺利进行，预防纠纷，防止循私舞弊，保护招标活动参与人的合法权益，需要由招标、投标双方以外的第三人从法律的角度对招投标活动进行监督，平衡双方的利益关系。而公证机构作为提供法律服务和法律保障的社会中介机构，其职能和法律地位恰恰适合提供招标投标活动中所需要的法律保障。

    3 招标公证是招标投标双方当事人寻求法律保护的需要

    招标投标是一种竞争性的经济活动，无论是招标方进行招标，还是投标方参加投标，目的都在于通过招投标活动最大限度地实现自己的经济利益。而且，一般来说，招标投标对任何一个企业都是一种重大的经济活动，招标投标一旦开始，双方往往都要投入较大的人力、物力。因此，如何保证招标投标活动按照公平、公正、平等、诚实信用、择优中标的原则依法进行，以维护自身的合法权益，是招标投标双方共同关心的问题。为了防止招标投标活动中各种违法现象和不正之风的出现，招标投标双方当事人都迫切需要寻求法律手段保护自己的合法权益。对招标投标进行公证，公证机关可以在公证过程中，运用自己依法独立行使证明权的职能，对真实、合法的招标投标活动给予确认；对不正当的行为予以制止，对违法的招标投标活动拒绝公证，从而保证招标投标活动依法顺利进行，维护双方当事人的合法权益。因此，对招标投标活动进行公证就成为招标投标双方当事人都乐于采用的一种简便、有效的自我保护的法律手段。如湖南省某水库大坝工程招标，招标单位在开始时并未申请公证机关公证。但在开标时，一些投标单位看到没有公证人员参加，担心自己的合法权益得不到充分保障，就一致向招标单位提出：开标活动必须请公证机关参加，否则不能开标，在这种情况下，招标单位只得暂停开标，立即向公证机关提出公证申请，在公证机关的参与下，该次招标顺利完成。

    4 招标公证是使招标活动逐步科学化、合理化、规范化的需要

招标投标是一种有多单位参加，由许多环节组成，充满激烈竞争的复杂的经济活动。这些特点决定了招标投标活动必须实现科学化、合理化、规范化，才能保证其真正起到促进作用，提高企业经济效益的目的，并使之逐步健康发展。但是，目前，我国还没有一个规范所有招标投标活动的法现，也就是说，招标投标活动的一般原则、程序、方法未在法律上得到体现。虽然有关部门和地区已经制定了不少有关招标投标的规定，但这些规定仅仅适合于某项具体的招标投标活动，不适合于其他的招标投标活动，而且相互之间还有一些矛盾和冲突。实践中，各个行业、各个部门，各个项目的招标投标活动在方法上更是五花八门，作法各异。这种现象不仅影响了招标投标目的的实现，也阻碍了招标投标制度的发展，同时，不能不说，也是招标投标活动中各种违法现象和不正之风产生的一个原因。因此，急需对招标投标活动加以规范，使之逐步实现科学化、合理化、规范化。而在当前，对实际的招标投标活动进行规范的最好方法就是对招标投标活动进行公证。公证对招标投标活动的规范作用主要通过两种方法实现，一是所有公证机关都运用统一的办证程序办理各种招标投标活动，使各种不同的招标投标活动在程序上趋于一致；二是公证人运用自己的法律知识和办理招标投标公证的经验，审查并帮助招标单位修改、完善招标文件，使各种招标投标活动在基本原则、方法和要求上逐步趋于合理、一致。同时，公证机关的这种规范化活动也为国家制定统一的招标投标法律奠定了基础。

    （七）公证在招标投标中的作用

为招标投标活动提供法律服务和法律保障，促进招标投标制度的发展，是招标公证的根本目的，也是招标公证的基本作用。从我国公证机关十年来办理招标投标公证的实践来看，公证在招标投标中的服务和保障作用主要体现在以下几个方面：

    1 保证招标投标活动在真实、合法的基础上顺利进行

从法律的角度来看，招标投标是一种民事法律行为。根据我国《民法通则》关于民事法律行为成立要件的规定，招标投标的成立，必须符合如下条件：（1）招标投标双方当事人具有国家有关规定和招标文件要求的招标、投标资格；（2）招标投标活动的内容真实、合法。（3）招标投标活动的程序符合法律和招标文件的规定。招标投标与一般的民事法律行为（如签订经济合同）不同。首先，招标投标是一种多方法律行为，而且投标方往往是不确定的多数人工招标投标是一种由多个不同的环节构成，又紧密相关的连续活动。因此，无论是招标或投标方哪一方的主体资格不合法，特别是招标单位主体资格不合法，还是招标投标活动的整体或某一个环节不真实或不合法，都可能导致整个招标投标活动的无效，造成招标投标双方当事人的利益损失。公证机关对招标投标活动进行公证，首先可以通过对招标投标全部文件和资料的审核、查证，保证招标投标双方当事人具有国家有关规定和招标文件要求的招标或投标资格，保证招标投标活动有关文件的真实、合法；其次可以通过对招标投标活动的监督，保证每个环节及至整个招投标活动的真实、合法；最后，可以通过出具公证书，对整个招标投标活动的真实性，合法性：予以确认，赋予其法律效力。总之，通过公证机关的公证可以保证招标投标活动真正建立在真实、合法的基础上，避免无效之虞。

    2 杜绝招标投标活动中的违法行为和不正之风，维护当事人的合法权益招标投标活动只有严格按照国家有关规定和平等、公平、诚实信用、择优中标的原则以及招标文件规定的程序、方法进行，才能使参加招标投标的每一方当事人的合法权益得到切实保证。但是，由于招标投标在我国兴起的时间还不长，国家有关招标投标的法律、法规尚不完善，特别是地方保护主义、行业保护主义的影响，招标投标活动中的各种违法现象和不正之风还较为严重，如各种假招标、人情标、内定标、弄虚作假、循私舞弊、行政干预等。这种现象的存在，不仅严重影响了招标投标的声誉，窒息了招标投标制度的发展，而且也往往给当事人，特别是守法的当事人造成重大的经济损失。公证机关在招标投标公证中，坚持真实、合法的原则，对合法的行为给予支持，对不合法的行为予以制止，有效地阻止了各种违法行为不正之风的发生，维护了当事人的合法权益。如某公司1987年举行飞机副油箱晃振台实验设备招标，经评标委员会评标，某部自动化研究所的投标方案最佳，应当中标。但该公司的。上级主管部门却一定要让其所属的一家研究所中标。对此，公证人员严正指出：招标投标是平等主体之间进行的民事法律行为，必须贯彻平等和择忧中标的原则，事先内定中标单位或由行政主管部门违反规定指定中标单位是有悖招标投标的基本原则，损害招标投标双当事人利益的违法行为。最后，在公证人员的监督下，某部自动化研究所中标，其合法权益得到了保障。

    3 提高了招标投标的可信度，使投标单位敢于放心，大胆地参加投标

招标投标虽然是平等主体之间的一种民事法律行为，但在招标投标活动中，招标单位往往处于主动的有利地位（招标文件由招标单位制作，评标委员会由招标单位负责组建，招标投标活动由招标单位主持），投标方则处于被动的被审查的地位，加之招标投标双方都力图以对自己最有利的条件确定中标单位，从而形成双方利益上的冲突。因此，投标方往往对招标单位不信任，对招标投标活动不信任。这种怀疑心理，导致许多单位对参加投标望而却步，一方面想参加投标，在竞争中取胜，另一方面又怕招标单位弄虚作假，而上当受骗。公证机关在招标公证中不是招标单位的代理人，而是具有独立主体资格的国家法律的执行者，捍卫者。在招标公证过程中，公证人员不偏不倚地站在公正的立场上，既维护招标方的合法权益，又维护投标方的合法权益，这就消除了投标单位的疑虑，使之乐于积极参加投标，也使招标投标活动能够更加为社会所信任。

    4 有利于预防纠纷，减少诉讼预防纠纷，减少诉讼，是我国公证制度的重要作用之一，这在招标投标公证中也得到了充分体现，招标投标活动是由招标、投标、开标、评标走标多个环节组成的整体，其中任何一个环节发生问题都可能在招标投标双方当事人之间出现矛盾，产生纠纷，乃至形成诉讼。这种纠纷或诉讼的产生无论结果如何，都不可避免地对双方的经济活动带来不利影响，甚至造成人力、物力的损失，是双方都应努力避免的。公证机关介入招标投标活动，通过从法律角度的审查、监督，提供相关的法律服务，帮助规范、完善招标投标活动，引导正确进行招标投标行为，保证每一环节的活动都建立在真实、合法的基础上，从而最大限度地减少纠纷或诉讼的发生。

正因为招标投标活动本身需要公证予以服务和保障，而且大量的公证实践已充分证明了公证在招标投标活动中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年来，国家有关部门和许多地方制定的有关招标投标的规定已明确规定招标投标活动必须由公证机关公证。如原国家经委1986年制定的《申请进口机电设备国内招标暂行办法》第四条规定：“招标工作要按规定的程序进行，并受公证人的监督”。又如《天津市建筑工程招标投标管理办法》第二十条规定：“开标会议由招标单位主持，须邀请招标站、标底审定部门、投资经办银行、投标单位、建设单位的主管部门参加。还应邀请公证部门对开标会议全过程进行公证”。可见，招标公证已成为我国招标投标制度中的一个不可缺少的组成部门，随着招标投标制度和公证制度的发展，公证在招标投标中的作用将日益得到更充分的发挥。

    二、招标公证的内容和方式

目的，我国存在多种招标投标活动，如机电设备招标、建筑工程招标，使用世界银行贷款项目招标、政府物资采购招标、科研项目招标、承包经营权招标、确定企业经营者招标、人才招标等等。由于我国尚未制定统一的有关招标投标的法律、法规，而且各类招标投标活动又有其各自的特点，因而，不同的招标活动以及不同地区的同类招标活动。国内招标与国际招标，在程序上、方法上，都有许多不同之处。这里，我们不打算，也不可能就各种不同种类的招标活动的公证工作分别进行说明，只能对其中共性的东西，即对一般的招标投标公证内容和方式进行叙述。

    （一）招标公证的内容

招标公证的内容是公证机构在招标投标活动中的任务和需要确认、证明的事项。根据规定，公证机构在招标投标活动中的任务是从法律角度引导、帮助招标人、投标人、评标人依法进行招标投标活动，规范招标投标行为，并依法证明招标投标行为的真实性、合法性。公证机构的各项工作都是为实现这一任务而实施的。具体的说，包括以下几个方面：

1 查明招标方是否具有规定的招标资格。包括查明招标方是否具有法人资格，招标项目是否符合其法定的经营范围和经营方式，招标方是否符合国家有关规定要求的其他条件，申请公证的招标项目是否已获得有关部门批准并已具备其他规定的条件。如果属于委托招标，还要查明受托招标方是否具有规定的招标条件、合法的代理身份和代理权。

2 审查招标程序安排、招标章程、招标文件、招标公告等是否符合法律，是否符合公正、公平、平等、诚实信用、择优中标的招标原则，并帮助招标人完善上述招标法律文件。

 3 审查评标委员会的组成和工作程序是否符合合理、合法，是否具有权威性、公正性、超脱性。

4 审查招标方提供的证明材料是否真实、合法、完备、有效。

5 查明投标方是否具有规定的投标资格，所提交的资格证明是否真实、合法、有效。代理人的身份和代理权是否真实、合法。

6 对招标投标活动的全过程进行现场监督。包括以下内容：

（1）招标阶段。①公证人员应监督招标单位在此阶段所进行的发布招标公告（通知）或招标邀请函，发出资格预审文件，对投标方进行资格预审，出售招标文件，对投标方有关招标文件的询问进行解答等项活动是否符合国家有关规定和招标投标活动的一般原则，对招标单位违反规定的行为，公证人员应及时予以纠正。②需要对投标方进行资格预审的，公证人员应按照资格预审文件的要求对投标方进行资格预审。主要是审查投标方所提交的有关证明材料是否齐备、真实，是否符合招标文件规定的手续，以确定投标方是否具备国家有关规定和招标方所要求的投标资格。

2）投标阶段。①在投标开始前，公证人员需对招标单位设置的投标箱进行检查，检查投标箱是否完好，是否符合规定的要求。如果投标箱不符合要求或有残损，公证人员应当要求招标单位予以更换。检查完毕后，公证人员需同招标单位一起对该投标箱加封。②在投标方投递标书时，公证人员应同招标单位委派的接标人密切配合，共同做好以下几项工作：A、查验招标单位委派的接标人的身份。B、逐一查验投递标书人的身份。主要是审查投递标书人是否持有合法、有效的授权委托书，审查投递标书人的身份证件。对不具有合法的投递标书人身份的人所送标书不予接受。C、对投递标书人所送标书的密封情况进行检查，并做出记录。对标书未密封或密封袋上未封好的标书不予接受。D、记录投递标书人投送标书的时间。如果标书是通过邮寄方式投送的，则应记录收到标书的时间。E、将符合规定条件的标书投入投标箱。F、在投标时间截止时，公证人员应会同接标人一起将投标箱投标口密封并加贴封条。对在投标截止时间以后送达的标书不予接受。

3）开标阶段。开标是招标投标活动的一个重要阶段，公证人员应监督招标单位按照规定的时间、地点举行开标会议。在开标会议中，公证人员应当作好以下几项工作：

①查验投标方代表的资格证件和身份证明，确认其身份。②检查投标箱的密封情况，并宣布检查结果（包括投标前的标箱检查和密封情况）。③监督投标箱的启封，检查标书份数和密封情况，并宣布检查结果，④检查标书的启封，验明投标书是否有效，并宣布查验结果。⑤监督唱标人所唱标书是否与标书正本一致，不一致的，应予以纠正。如在开标结束后不立即开始进行评标定标，公证人员应监督招标单位将投标书重新密封投入标箱，并将标箱密封。

（4）评标定标阶段。①查验评标组织成员的资格，核实其身份。每次审查评标组织成员是否与投标方有利害关系。对与投标方有利害关系的评标组织成员，应让其回避。

②监督公布评标定标标准、评标定标活动的程序、原则、方法、纪律及注意事项。

③检查标底密封情况，监督标底的开启，公布标底。对标书已重新密封并投入标箱的，检查标箱密封情况，监督标箱和标书的开启。④监督评标委员会按照招标文件规定的原则、

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